Znalezienie sali to zazwyczaj pierwsze działanie w ramach planowania i przygotowań do wesela. Pozornie wydaje się to nieskomplikowane – bo przecież ma być po prostu pięknie! ?, jednak warto ochłodzić troszkę emocje i dobrze przygotować się przed swoim tour po obiektach weselnych. Z naszym poradnikiem, na pewno będzie to dużo prostsze!
W artykule znajdziecie porady:
- Jak szukać i jak znaleźć salę na wesele?
- Dlaczego ważne są lokalizacja, wielkość i styl sali
- Niezbędne elementy dobrej sali weselnej
- Dlaczego parkiet, akustyka i oświetlenie są bardzo ważne
- Co powinno znaleźć się w umowie na organizację wesela/wynajem Sali
-
Ile kosztuje wynajęcie sali weselnej?
Zdjęcie: Ciecielowski.pl
Jak znaleźć salę na wesele
Sposobów jest kilka. Szukanie nie jest konieczne, jeżeli zachwyciliście się jakimś obiektem, będąc gośćmi na czyimś weselu. Dodatkowa rozmowa z nowożeńcami, szczególnie, kiedy ich emocje już opadną, to niezły pomysł na dowiedzenie się o faktycznych plusach i minusach wybranej przez nich sali. Potem zostaje już „tylko” sprawdzenie dostępności sali w terminie, który Wam odpowiada, a także przełożenie informacji od znajomych na Wasze potrzeby (liczba gości, charakter wesela, pora roku, miejsce do tańczenia, itp.). No i ustalenie ceny i rezerwacja.
Zdjęcie: Wilczkiewicz Fotografia Ślubna
Innym sposobem jest skorzystanie z regionalnej wyszukiwarki sal jak PlanujemyWesele, w której właściciele obiektów przedstawiają najważniejsze informacje oraz zdjęcia i filmiki. Znajdziecie tu także dane kontaktowe wraz z możliwością sprawdzenia dostępności sali.
Zdjęcie: Zamek Chałupki Hotel&rRestauracja
Polecenia od znajomych czy z sieci są niezłym sposobem na znalezienie wymarzonej sali – warto jednak jechać na rekonesans z listą pytań do zarządcy sali i elementów do sprawdzenia na miejscu (np. estetyka łazienek, opcje oświetlenia sali i wiele innych, które wymieniamy poniżej, aby ułatwić Wam skupienie się na wrażeniach ?).
Znajdź salę na wesele → SALE NA WESELE
Wymarzona sala weselna – jak ją znaleźć, jak wybrać?
Koniecznie wypiszcie sobie, co stanowić będzie o tym, że sala jest naprawdę wymarzona, czyli jakie warunki musi spełniać od strony praktycznej i z czego jesteście w stanie zrezygnować lub zmodyfikować swoje plany, będą zauroczeniu klimatem jakiegoś miejsca.
Zdjęcie: Pod Zielonym Dębem
W niektórych kwestiach na pewno nie będziecie chcieli iść na kompromis (np. drugie wesele za ścianą), dlatego nie jest złym pomysłem zabranie ze sobą świadków czy rodziców, którzy dokonają nieco chłodniejszej oceny. No i lista! Pytania, zagadnienia, elementy, o których nie możecie zapomnieć wybierając wymarzoną salę na wesele.
Zdjęcie: Hotel Łaziska
Ostatecznego wyboru najlepiej dokonuje się, jak przyznaje wiele par młodych, drogą eliminacji. Brzmimy dość kategorycznie? Bo wiemy, że emocje i tak będą bardzo ważnym doradcą ?.
NAJLEPSZE HOTELE I RESTAURACJE → Hotele&Restauracje
Kiedy najlepiej zarezerwować salę na wesele?
Rozchwytywane sale potrafią mieć rezerwacje nawet na 2,5-3 lata do przodu. Jeżeli macie mniej czasu, a któraś z takich gwiazd jest Waszą wymarzoną, warto rozważyć ślub i wesele w inny dzień niż sobota. Chcąc jednak pogodzić jakość, wygląd i dobrą ofertę sali weselnej z krótszym terminie planowania z chęcią nieprzepłacania, warto rozważyć mniej atrakcyjne miejsce wizualnie i stworzyć wyjątkowy klimat oświetleniem wnętrz, ogrodu oraz dekoracjami.
Zdjęcie: Dwór Gogolewo
Wielkość sali weselnej a liczba gości
W kwestii pojemności sali weselnej, warto kierować się zdjęciami i nagraniami z imprez, które odbyły się w obiekcie. Jeśli to możliwe, ideałem jest wybranie się na... czyjeś wesele w danej sali. Niektórzy zarządcy oferują taką możliwość, ustalając taką chwilową wizytę przyszłych nowożeńców ze świętującą parą. Oczywiście chodzi o ogólne wrażenie, zerknięcie do sali przez drzwi lub okna, a nie spacer między gośćmi i po parkiecie ?.
Zdjęcie: Stodoła Czereśniowy Sad
Co do gabarytów obiektu, trzeba uwzględnić, że goście potrzebują odpocząć co jakiś czas od głośnej muzyki, rozprostować nogi, porozmawiać z kimś w bardziej dogodnych warunkach, zaczerpnąć świeżego powietrza lub... zapalić ?. Dlatego poza samą salą warto ocenić hall, miejsca do odpoczynku, np. fotele klubowe, stoliki koktajlowe, a także widok i prywatność na zewnątrz obiektu – ruchliwa ulica czy brzydkie zabudowania nie są najlepszym plenerem, także ze względu na bezpieczeństwo gości.
Zdjęcie: Restauracja La Barraca
Rozmiar obiektu weselnego a aspekty praktyczne
Jeśli zarządcy sali oferują różne kształty stołów, przeanalizujcie z nimi, ile osób i przy jakim układzie miejsc do siedzenia najlepiej sprawdzi się w przypadku Waszych gości. Jeśli będzie wielu seniorów, warto posadzić ich dalej od sceny i parkietu. Rodziców z dziećmi także. Nikt nie powinien siedzieć w przeciągu ani przy samym wyjściu, gdzie będzie duży ruch gości.
Zdjęcie: Sosnowa Osada
Zdjęcie: Godding
Zdjęcie: Wojciech Kozłowski Fotografia + Film
Bezpłatny parking dla gości i jego pojemność to ogromnie ważne dla Was informacje. Bardzo niekorzystną sytuacją jest taka, gdy goście szukają miejsc parkingowych w pobliżu, obawiając się przy tym o bezpieczeństwo pojazdów lub, co jest nieakceptowalne, będąc zmuszeni do opłaty za postój. Fotograf, kamerzysta, zespół, DJ, wodzirej i animatorzy powinni mieć swoje miejsca przy którymś ze stołów. Może on być na uboczu oczywiście, ale warto potraktować go jako równorzędne miejsce do posilenia się i odpoczynku ze stołami weselników.
Zdjęcie: Wojciech Kozłowski Fotograia + Film
ZNAjdź salę na wesele → DOMY WESELNE
Lokalizacja sali weselnej
O bezpieczeństwie i – wstępnie – o estetyce otoczenia sali już wspomnieliśmy. Jeśli marzy Wam się wesele ciepłą porą roku, ogród będzie ogromnym atutem, ale i patio, które można pięknie oświetlić lampionami, lampkami w ciepłym kolorze. Co do samej lokalizacji – zwróćcie uwagę na to, aby goście nie byli zmuszeni do wielokilometrowej podróży, nawet jeśli zapewniacie transport. Z zasady, dojazd do sali powinien zmieścić się w 20-30 minutach. Dłuższa podróż jest męcząca, niekomfortowa i... irytująca ?.
Zdjęcie: Pałac na Wodzie
Zdjęcie: Pałac Minoga
Zdjęcie: Scenografia
Zdjęcie: Hotel Pirat&Spa
Czy sala weselna posiada bazę noclegową?
Dostępność miejsc noclegowych dla gości w pobliżu to także bardzo istotna sprawa. Warto przemyśleć kwestię transportu dla nich, aby wszyscy mogli swobodnie bawić się, nie myśląc o przeprowadzaniu auta do pensjonatu czy hotelu – bus jeżdżący jak „lotniskowy” jest często wybieranym rozwiązaniem. Jeżeli sala oferuje miejsca dla gości, w pierwszej kolejności warto zakwaterować osoby z dziećmi, seniorów i osoby, które mają problemy z poruszaniem się. Winda lub parterowe pokoje to dość istotny atut miejsc noclegowych dla Was i dla gości.
Zdjęcie: Sala bankietowa Aura
Co powinna posiadać sala weselna? – ważne elementy, na które warto zwrócić uwagę
Jeśli nie planujecie obecności dzieci na weselu, to oczywiście kącik do zabawy nie będzie dla Was istotny, ale już klimatyzacja i agregat na wypadek awarii prądu – zdecydowanie tak. Zaaferowani podejmowaniem tak ważnej decyzji, również finansowej (!), a także urzeczeni klimatem danej sali, możecie nie pamiętać o zwróceniu uwagi na inne ważne elementy, np. czy w obiekcie będzie odbywać się równolegle inna impreza, czy sala ma odpowiednią akustykę i bezpieczny parkiet do tańczenia. Na posadzce innej niż drewniana łatwo o stracenie równowagi, a poruszanie się na niej jest dość męczące – dlatego koniecznie trzeba sprawdzić, czy nie jest za śliska i odwrotnie, uniemożliwiająca swobodny taniec. Zwróćcie też uwagę na listwy łączące parkiet z resztą podłogi – nie mogą odstawać ani być śliskie.
Zdjęcie: Paweł Bator Fotograf
Dobra akustyka to ogromnie ważny element do sprawdzenia na sali weselnej. Co jej nie sprzyja? Kamienne podłogi i ściany, długie sale, wiele filarów i niskie pomieszczenia. Jeśli zabawa odbywa się w dwóch pomieszczeniach, nagłośnienie musi znaleźć się w każdej z nich.
Zdjęcie: Mrs. Fotka
Styl wesela a styl wybranej sali ślubnej
Szukanie sali weselnej powinno być poprzedzone ustaleniem, w jakim stylu chcecie zorganizować przyjęcie. Klasyczne wesele z orkiestrą, stołu ustawione w „U”, sielski klimat, przaśne akcenty pod rustykalny styl? A może pałacowe lub bankietowe glamour? Klimat stworzony kameralnym oświetleniem i roślinnymi dekoracjami, czy gotowe rozwiązania zastane na sali? Okrągłe stoły czy wyspy ustawione z podłużnych? Muzyka i zaplanowane atrakcje także muszą mieć odpowiednią przestrzeń – góralska kapela w sSali bankietowej nie będzie miała takiego uroku jak w chłopskiej chacie czy stodole. Prędzej stworzycie nowoczesny klimat w pomieszczeniach loftowych lub nowoczesnej, ascetycznej sali niż w hotelu, gdzie królują zasłony, wykładziny itp.
Zdjęcie: Stodoła u Gajdy
Zdjęcie: Art&Craft Atelier
Zdjęcie: Sosnowy Zakątek
Zdjęcie: Ślub w Juracie by mywife
Warto mieć ustalone przez odwiedzaniem sal, na jak daleko idące kompromisy jesteście gotowi. Zdarza się tak, że pary, ze względu na to, iż salę wybiera się z dużym wyprzedzeniem, nie mają jeszcze szczegółowego pomysłu na wesele i – zauroczeni danym obiektem – wszystkie elementy ślubu i przyjęcia dostosowują do niego.
Co decyduje o komforcie na przyjęciu ślubnym
Przed wybraniem lokalu, warto sprawdzić, czy po zmierzchu da się stworzyć w nim odpowiedni nastrój. Istotne są różne opcje oświetlenia, które pozwolą na uzyskanie wyodrębnionych „stref klimatycznych” – jaśniej przy stołach, ciemniej na parkiecie, jasno przy wyjściach i drodze do toalety, szatni. Ważna będzie możliwość wykorzystania świec i takie warunki, aby fotograf mógł w nich swobodnie pracować (warto umówić się z nim na sali na rekonesans przed ostateczną decyzją). Chcąc stworzyć komfortowe warunki dla gości z różnych grup wiekowych i o różnych preferencjach co do spędzania czasu na przyjęciu (rozmowy vs. szalone zabawy na parkiecie), warto zadbać o podział wnętrz na strefy, w których będzie można zrealizować zróżnicowane potrzeby.
Zdjęcie: Paweł Słowik Fotografia
Ile kosztuje wynajęcie sali weselnej?
Mało kto wybiera się na rekonesans sal, nie znając szacunkowych kosztów organizacji w nich wesela. Zakładając budżet, na pewno zostawiliście sobie jakiś zapas na tzw. „przedślubne zachwyty”, czyli – wspominane przez większość małżonków – sytuacje, w których jakiś element wybierany na wielki dzień zrobił na nich ogromne wrażenie. Znamy takie przypadki, jak ten, gdy para wolała pojechać własnym samochodem do ślubu i zejść z oczekiwaniami co do dekoracji niż zrezygnować z pięknej oranżerii w tle swojego stołu. Na oglądanie konkretnej sali warto umówić się, wiedząc już w jakich widełkach mieści się ugoszczenie pojedynczej osoby – czyli tzw. talerzykowe. Mając konkretne oczekiwania, warto skorzystać z baz obiektów, jak PlanujemyWesele, gdzie można posortować sale właśnie po cenie talerzykowego, a także po liczbie osób, którą sala może pomieścić. W takim katalogu można też dokonać selekcji sortując po typie obiektu i rodzajach udogodnień. Ile więc kosztuje wynajem sali weselnej? To zależy od wielu czynników – od miejscowości, rodzaju obiektu. Czy jest to samodzielna sala z zapleczem kuchennym lub bez niego, wytworny pałacyk, a może hotel lub planujecie przyjęcie w stodole i ogrodzie z namiotami. O cenie decyduje również to, ile ma trwać przyjęcie. Nie do rzadkości należą od kilku już lat wesela w stylu amerykańskim, czyli kończące się najpóźniej o 2:00 w nocy. Także liczba gości i wszelkie udogodnienia nie są bez znaczenia dla talerzykowego.
O co warto zapytać, chcąc wybrać salę i zaplanować koszty wesela?
- Co dokładnie obejmuje „talerzykowe” i jakie są ewentualne koszty dodatkowe
-
- alkohol (open bar czy inne opcje) oraz tzw. korkowe, czyli opłata za możliwość wniesienia własnego alkoholu – liczona zazwyczaj od liczby otwieranych butelek,
- słodki stół, wiejski stół, tort – jeśli nie są wliczone w talerzykowe, to jaki jest koszt oraz czy naliczane są opłaty za organizowanie tych elementów we własnym zakresie,
- powitanie przez rodziców lub obsługę chlebem i solą,
- szampan na powitanie,
- pakowanie ciast na podziękowanie dla gości,
- jak liczone jest miejsce dla dzieci powyżej 3 lat (poniżej tego wieku zazwyczaj nie jest pobierana opłata),
- pokrowce na krzesła,
- oświetlenie sali i efekty specjalne – np. przy scenie,
- stół dla obsługi wesela (orkiestra, fotograf, DJ) – dość częstą praktyką jest liczenie połowy ceny za każdą z tych osób,
- dodatkowe opłaty za przedłużenie imprezy zaplanowanej do północy lub 2.00-3.00 w nocy.
- opłata ZAiKS – kto ją reguluje: właściciel sali czy para młoda,
- co w przypadku, gdy na dwa-trzy tygodnie przed weselem okaże się, że znacząca liczba gości nie przybędzie,
- czy jest oferta dla osób ze szczególnymi potrzebami żywieniowymi (wege, bez glutenu, bez laktozy) i czy cena ulega w takim przypadku zmianie.
Jeśli jesteście zainteresowani organizacją poprawin, dowiedzcie się, jakie są możliwości (czas, przestrzeń, liczba miejsc, menu weselne czy coś dodatkowo?), no i oczywiście jaka będzie cena takiego dodatkowego przyjęcia.
Menu na weselu
Poza, wspomnianymi już aspektami związanymi z menu specjalnym (dzieci, wege, nietolerancje pokarmowe), warto dowiedzieć się, czy możliwe jest skosztowanie potraw z oferty przed podjęciem decyzji o współpracy. Może też chcielibyście spróbować różnych opcji menu. Wiele sal oferuje taką możliwość w cenie restauracyjnego obiadu, jeśli są serwowane na miejscu lub za niewielką opłatą – na wynos lub do konsumpcji na miejscu. Warto zapytać też o degustację tortu, ciast czy eleganckich trunków.
Zdjęcie: Biesiada Catering
Jeżeli organizujecie przyjęcie, które nie zakończy się o świcie, nie warto szaleć z liczbą potraw – lepiej będzie zainwestować w przystawki lub/i wiejski stół itp., które można później zabrać do domu, wręczyć najbliższym gościom czy przekazać dla jakiejś organizacji wspierającej potrzebujące osoby.
Zdjęcie: Cukiernia Poezja
Obsługa na weselu
Sposób podawania posiłków nie jest bez znaczenia. W normalnych warunkach (poza pandemią lub przy stosunkowo małych obostrzeniach) bardzo istotne jest, na ilu gości przypada jeden kelner/kelnerka. Zapytajcie, czy obsługa kelnerska i baru wliczona jest w „talerzykowe” oraz w jakich godzinach jest ona dostępna. Nie bez znaczenia jest, jak wyglądają stroje obsługi kelnerskiej. To akurat warto sprawdzić, „odwiedzając” czyjeś wesele ?.
Jeżeli będziecie mieć gości zagranicznych, warto dowiedzieć się, czy możliwe jest wyznaczenie mówiącej po angielsku anglojęzycznego osoby kelnera/kelnerki do obsługi takiej grupy.
Jeżeli opłacacie korkowe, dowiedzcie się, czy butelki podaje i otwiera obsługa, a także kiedy macie przekazać jej alkohol.
Umowa i dodatkowe koszty
O możliwych dodatkowych kosztach organizacji wesela napisaliśmy już sporo. Podkreślimy tylko, że wszelkie ustalenia powinny być spisane w umowie, choćby w formie aneksów.
Najczęściej właściciel sali dysponuje draftem umowy i należy założyć, że nie ma intencji, aby zapisywać coś „małym druczkiem” lub pomijać jakiekolwiek ustalenia. Jednak, w odniesieniu do wszelkich usług (nie tylko weselnych zresztą), warto pamiętać o tym, aby na spokojnie zapoznać się z umową przed jej podpisaniem i uwzględnić w niej wszelkie ustalone zmiany lub/i dodatkowe elementy. Każda umowa, jak sama nazwa wskazuje, to dokument, w którym strony na coś się umawiają – jej treść nie może więc być narzucona przez jedną z nich.
Nauczeni przykładem wystąpienia pandemii, zarówno sale weselne, jak i pary wiedzą, jakie elementy powinny znaleźć się w umowie, aby obie strony czuły się bezpiecznie. Kluczowa wiedza to: zwrot wszelkich przedpłat lub umówienie nowego terminu imprezy w ramach poniesionych kosztów są wymagane tylko wtedy, gdy organizacja wesela jest całkowicie niemożliwa.
Ważnym zapisem w umowie jest ewentualne zastępstwo sali. Jeżeli z przyczyn losowych (rabunek, huragan, pożar, zalanie, itp.) nie będzie możliwa organizacja przyjęcia w wybranym miejscu, warto porozmawiać o możliwych wyjściach awaryjnych w takiej sytuacji. Choć wiadomo, że ani odszkodowanie wypłacone z polisy właścicielom obiektu, ani zastępcza przestrzeń (np. namioty w ogrodzie ciepłą porą) nie zwrócą młodej parze... marzeń o tym wielkim dniu, to od praktycznej strony warto mieć to ustalone.
Elementem umowy przedwstępnej, rezerwacyjnej lub właściwej, jeżeli na tę decydujecie się od razu, jest wpłata zadatku lub – rzadziej – zaliczki. Pisaliśmy o tym w odrębnym artykule, ale przywołując zasadę w kontekście prawa – zadatek podlega zwrotowi w podwójnej kwocie, jeśli usługodawca odstąpi od umowy i przepadkowi, jeżeli to klient się wycofa. Zaliczka zazwyczaj przepada w przypadku odstąpienia od umowy klienta, choć można ustalić to w umowie inaczej.
Małe wesela trendem ślubnym w 2021 roku. Sprawdź, jak zorganizować kameralne przyjęcie ślubne!
